Successive raccolte efficaci presso l'ufficio medico

I risultati di follow-up efficaci nella rapida risoluzione delle richieste del vostro studio medico. Il follow up delle richieste di rimborso dovrebbe iniziare entro 7-10 giorni dal ricevimento della richiesta di pagamento. Gli sforzi immediati per ottenere i risarcimenti corrisposti non solo ridurranno i giorni di contabilità clienti ma aumenteranno anche il flusso di cassa.
Un'adeguata dotazione di personale con un'adeguata formazione sulle collezioni fornirà il risultato desiderato nella fase delle collezioni del ciclo delle entrate. Il personale dell'ufficio medico deve essere a conoscenza dei passaggi fondamentali necessari per un seguito efficiente delle richieste di risarcimento.
1

Contatto iniziale

Sii ben preparato Una volta che hai finalmente ottenuto un rappresentante assicurativo al telefono, vuoi avere tutte le informazioni di cui avrai bisogno a tua disposizione. Effettua ricerche approfondite sull'account per porre le domande appropriate. Avere l'ID fiscale e l'NPI della struttura oltre al nome dell'assicurato, data di nascita, numero di polizza, data del servizio, ecc.
Assicurati di avere le informazioni sui rappresentanti assicurativi. Il nome, il numero di interno (alcune aziende utilizzano un numero identificativo del dipendente) e prima di riagganciare, assicurarsi di ottenere un numero di riferimento della chiamata.
Cerca di ottenere queste informazioni all'inizio della conversazione solo nel caso in cui tu venga "accidentalmente" disconnesso. Ciò consentirà di fornire un feedback all'assicuratore quando si richiama e per la propria documentazione.
2

Fai molte domande

Il tuo obiettivo è scoprire quando dovresti aspettarti di ricevere il pagamento. Se sono trascorsi più di 30 giorni dalla data di fatturazione e non si è ancora ricevuta una risposta, il rappresentante dell'assicurazione deve spiegare il motivo del ritardo nel pagamento. Assicurati di fare abbastanza domande sulle domande giuste.

Qual è lo stato del reclamo?
Quando è prevista la richiesta di pagamento?
Dove è in corso il processo di pagamento?
Qual è l'importo del pagamento?
Qual è il numero di controllo?
Perché la richiesta richiede così tanto tempo per essere elaborata?
Perché la richiesta è in sospeso o in corso di revisione?
Dove devo inviare le cartelle cliniche?
Con chi posso parlare per ottenere il pagamento di questo credito più velocemente?
Perché il credito non viene pagato in base al contratto?

Sii assertivo

Non aver paura di sfidare i rappresentanti assicurativi. La maggior parte delle compagnie di assicurazione utilizzano tattiche di stallo per ritardare il pagamento. Se stai discutendo di un reclamo con un rappresentante assicurativo, non lasciarli scappare dandoti informazioni false. Se si rifiutano di darti un motivo valido per spiegare perché il tuo reclamo viene trattenuto, chiedi di parlare con qualcuno di autorità, come un supervisore.
Mentre sei in possesso del rappresentante assicurativo che discute il reclamo, scopri se potrebbero esserci altri articoli mancanti o non validi che potrebbero ritardare il pagamento. Se sviluppi un buon rapporto con almeno un rappresentante assicurativo per ciascun vettore, potresti essere in grado di convincerli a fornirti maggiori dettagli sul reclamo rispetto al solito.
4

Prendi l'azione appropriata

Ora che hai scoperto lo stato del tuo reclamo puoi prendere le misure appropriate per accelerare la procedura di pagamento. Qualunque azione tu faccia dipende da quale delle comuni tattiche di stallo la compagnia di assicurazione ha usato per ritardare il pagamento.
Manager / Supervisori: assicurati che sia in atto una politica in modo che i tuoi dipendenti sappiano come risolvere rapidamente uno dei seguenti aspetti:

Nessun reclamo in archivio
Documenti medici necessari per un'ulteriore revisione
Hai bisogno di informazioni COB di assicurazione primaria
Informazioni necessarie dal membro / sottoscrittore
Autorizzazione preventiva non archiviata
Referral not on file
Informazioni sulla richiesta mancante o non valida
Hai bisogno di informazioni preesistenti dal medico di base
Nessuna necessità medica
Dettagli dell'incidente richiesti

Coinvolgere il paziente

Questa dovrebbe essere l'ultima risorsa ma potrebbe essere necessaria.
Ci sono alcuni modi per gestire questo passaggio.

Invia al paziente una fattura. I pazienti di solito rispondono soprattutto se si aspettano di pagare poco o nulla per la loro visita. Chiameranno te o la compagnia assicurativa. O è buono.
Contattare il paziente per telefono. Utilizzare questa chiamata per ottenere l'aiuto del paziente per ottenere il risarcimento. Prendi il paziente dalla tua parte. Non vogliono essere responsabili per il conto, questo è quello che pagano i premi assicurativi.
Avvia una chiamata in conferenza. Se riesci ad avere il paziente al telefono, prova a organizzare una chiamata in conferenza in modo da poter essere testimone di tutto ciò che viene discusso tra il paziente e l'assicuratore.