Come ottenere copie delle cartelle cliniche

Rivedere le cartelle cliniche non è solo la cosa più intelligente da fare, è un tuo diritto. Ti consente di aggiornare tutte le informazioni che possono essere di vitale importanza per la tua assistenza o di interrogare il tuo medico su prescrizioni o risultati di test mancanti o errati.
Storicamente, le cartelle cliniche sono state mantenute e gestite dal fornitore di cure primarie. Negli ultimi anni è emersa una tendenza che ha visto i pazienti assumersi la responsabilità della conservazione e della manutenzione delle proprie cartelle cliniche.
A meno che tu non sia in un sistema di assistenza sanitaria che ti consente di accedere alle tue cartelle cliniche elettroniche (EMR), dovrai eseguire una richiesta di copie per te stesso.
In base alla Legge sull'assicurazione sanitaria e sull'assicurazione malattia (HIPAA) del 1996, si ha il diritto di ottenere copie della maggior parte delle cartelle cliniche, sia che siano conservate elettronicamente che su supporto cartaceo. Questi includono note del medico, risultati dei test medici, rapporti di laboratorio e informazioni di fatturazione.

Chi può richiedere documentazione medica

Sebbene progettati per proteggere la tua privacy, i regolamenti HIPAA sono così estesi che molti provider sono ancora confusi su come applicarli. Questo a volte può rendere difficile ottenere i tuoi documenti, anche se ne hai il pieno diritto.
Secondo HIPAA, hai il diritto di richiedere la documentazione medica se:

• Lei è il paziente o il genitore o il tutore del paziente di cui vengono richiesti i record.
• Se sei un caregiver o avvocato che ha ottenuto il permesso scritto dal paziente. In alcuni casi, il fornitore di assistenza sanitaria ti fornirà un modulo che il paziente deve completare.

Molte persone presumono che solo loro oi loro designati possano ottenere copie delle loro cartelle cliniche. Secondo la legge, ci sono altri individui o organizzazioni che possono anche avere il diritto.
Questo include non solo il medico di base ma le entità coperte da terze parti a cui potresti aver consapevolmente o inconsapevolmente concesso il diritto quando firmi un modulo di assunzione o di registrazione del paziente. Questi non includono solo i medici ma organizzazioni come compagnie assicurative, ospedali, laboratori, case di cura, centri di riabilitazione e fornitori di servizi di fatturazione.
Oggi, alcune persone richiedono persino che le loro informazioni mediche vengano condivise con le app mobili (come quelle che monitorano la salute del cuore o il diabete). Sotto HIPAA, hai il diritto di richiederlo con la comprensione che il medico che rilascia le informazioni non è responsabile di come il fornitore di app mobili utilizza o protegge le tue informazioni.
A tal fine, è nel tuo interesse leggere qualsiasi registrazione medica o documento di assunzione per comprendere appieno i diritti che stai concedendo e con i quali le tue informazioni possono essere condivise.

Quali record possono essere forniti e quali negati

Sebbene tu abbia il diritto alla maggior parte delle tue cartelle cliniche, ce ne sono alcune che i fornitori di assistenza sanitaria possono rifiutare. Si noti che l'età di un determinato gruppo di record può anche influire sulla capacità di ottenerli: la maggior parte dei fornitori, inclusi medici, ospedali e laboratori, è tenuta a conservare le cartelle cliniche degli adulti per almeno sei anni, anche se può variare a seconda dello stato. A seconda dello stato, i registri di un figlio devono essere conservati per tre o dieci anni oltre i 18 o 21 anni.
Tra i vari record hai il diritto di ottenere:

• Eventuali note o record creati da un provider
• Qualsiasi risultato diagnostico per il quale un fornitore ha copie comprendenti esami del sangue, raggi X, mammografie, test genetici, biopsie, ecc.
• Qualsiasi informazione fornita da un altro medico che è stata utilizzata per stabilire una diagnosi e / o un trattamento diretto

Se stai cercando specifici test di laboratorio o record di ammissione ospedaliera, spesso è meglio richiederli dal laboratorio o dall'ospedale piuttosto che dal tuo medico di base. Probabilmente saranno più completi e potrebbero anche essere conservati per un periodo di tempo più lungo rispetto a una pratica medica privata.

Registra il tuo provider può negare

Esistono record a cui è possibile negare l'accesso. Questi riguardano principalmente i record di salute mentale per i quali le note del fornitore possono essere considerate "impressioni" piuttosto che diagnosi. È stato argomentato che la divulgazione di queste registrazioni può danneggiare la relazione medico-paziente o essere interpretata erroneamente quando viene presa fuori dal contesto.
Detto questo, un fornitore non può negare la tua richiesta perché potrebbe danneggiare i tuoi sentimenti. Può essere negato solo se la divulgazione delle informazioni può costringerti a farti del male a te stesso o agli altri. Se negato, il rifiuto deve esservi fornito per iscritto.
Secondo la legge, il seguente potrebbe essere ragionevolmente negato:

• Note di psicoterapia
• Record EMR che non sono in un "set di record designato" (cioè quelli che non riguardano la salute ma sono usati per la garanzia della qualità per migliorare la cura del paziente)
• Documenti che potrebbero mettere in pericolo la tua vita e la tua sicurezza
• Informazioni compilate per l'uso in una causa
• Registrazioni che includono menzione di un'altra persona che potrebbe essere danneggiata dal rilascio delle informazioni
• Registrazioni che violano la riservatezza di una terza parte a cui è stata promessa riservatezza
• Documenti che possono compromettere la salute, la sicurezza, l'affidamento o la riabilitazione in caso di detenzione (o di altri detenuti o persone nella struttura correttiva)
• Record che fanno parte di una ricerca in corso che non è stata completata

Molte di queste limitazioni sono soggette a interpretazione generale.
Se ritieni di essere negato ingiustamente l'accesso a cartelle cliniche specifiche, puoi presentare un reclamo presso l'Office of Civil Rights (OCR) presso il DHHS. Puoi fare lo stesso se la tua riservatezza medica è stata violata.
Se l'OCR concorda che il tuo reclamo è giustificato, istruirà il medico o la struttura a intraprendere azioni correttive o ad applicare un accordo se il danno reale è stato fatto. Il reclamo deve essere presentato entro 180 giorni dalla violazione.
La legge proibisce anche le ritorsioni da parte dell'entità coperta in caso di reclamo, come la cessazione dei servizi o un aumento del costo dei servizi.
Cosa fare se ti è stato negato l'accesso alle cartelle cliniche

Come richiedere la cartella clinica

La maggior parte delle pratiche o strutture ti chiederanno di compilare un modulo per richiedere la documentazione medica. I moduli possono essere normalmente raccolti presso l'ufficio o consegnati via fax, servizio postale o e-mail,
Se l'ufficio non ha un modulo, puoi scrivere una lettera per fare la tua richiesta. Assicurati di includere:

• Il tuo nome
• Numero di Social Security
• Data di nascita
• Indirizzo e numero di telefono
• Indirizzo email
• L'elenco dei record richiesti
• Le date del servizio
• Opzione di consegna (fax, posta, e-mail, di persona)
• Firma

Una volta che la richiesta è stata fatta, potrebbe essere necessario attendere un po 'prima che i record vengano effettivamente ricevuti. Le leggi statali variano ma in genere richiedono la consegna entro 30-60 giorni. Assicurati di conservare una copia della richiesta originale e contatta il Dipartimento della Sanità del tuo stato se non riesci a ricevere i documenti dopo ripetuti tentativi.

Costo del servizio

Tieni presente che potresti dover pagare il costo della cartella clinica se desideri che vengano consegnati su supporto cartaceo, via fax o tramite supporti elettronici. Mentre il prezzo può variare, deve essere ragionevole.
Inoltre, hai diritto alla registrazione anche se non hai pagato il medico o la struttura per la procedura in questione. I registri non possono essere trattenuti per mancato pagamento e non è possibile addebitare una commissione esorbitante per compensare il mancato pagamento dei servizi. Se i fondi sono dovuti, il medico o la struttura può intraprendere strade per la raccolta, come un'azione legale o un servizio di recupero crediti.

Per un dottore non più in pratica

Se il medico si ritira o non è più in pratica, tutte le cartelle cliniche devono essere mantenute in base alla legge. Ciò riguarda anche se un medico è morto o scioglie la pratica senza una vendita.
Secondo la legge, le cartelle cliniche dovrebbero essere trasferite a un altro fornitore di assistenza sanitaria che accetti di assumersi la responsabilità. Se un provider non può essere trovato, i registri possono essere archiviati con una società di archiviazione commerciale rispettabile.
Allo stesso modo, se il medico ha lasciato la pratica ma la pratica è ancora in funzione, i record devono essere conservati dai membri rimanenti. Se la pratica è stata venduta, la nuova pratica sarà responsabile per il mantenimento degli archivi e sarà responsabile in caso di smarrimento o manipolazione errata dei documenti.
Tracciare i tuoi record a volte può essere una sfida, in particolare se l'ufficio di un medico è stato chiuso senza dettagli di inoltro. In questo caso, ci sono diverse cose che puoi fare:

• Contatta il tuo stato o la società medica locale. Poiché molte di queste organizzazioni richiedono la registrazione annuale, molto probabilmente avranno le informazioni di contatto più recenti.
• Parla con la tua compagnia di assicurazione sanitaria. Se il medico è ancora un fornitore approvato, l'assicuratore avrà i dettagli di contatto.
• Contatta qualsiasi ospedale in cui il medico ha fatto giri. Gli ospedali richiedono ai medici di sottoporsi a un processo formale per ottenere privilegi ospedalieri. I dipartimenti di risorse umane di solito hanno i dettagli sul file.

Se tutto il resto fallisce, potrebbe essere necessario ricostruire il file contattando i vari laboratori, ospedali o specialisti che hai utilizzato. I vostri assicuratori sanitari, sia passati che presenti, possono fornirvi i dettagli di eventuali reclami presentati per vostro conto.

Correggere gli errori

Una volta ottenuta una copia delle cartelle cliniche, esaminale attentamente. Se trovi errori o omissioni, vorrai correggerli immediatamente per assicurarti che non compromettano le tue cure future.
La maggior parte dei fornitori accetterà di correggere errori fattuali o di rintracciare i rapporti che avrebbero dovuto essere mantenuti nel file.
Tuttavia, questo non si estende alle differenze di opinioni per le quali il medico ha il diritto di esprimere un'opinione medica. Questo include note riguardanti i fattori che contribuiscono a una malattia (come l'alcolismo o l'HIV) che preferiresti non avere nella cartella clinica. Alterare o omettere i registri non solo sarebbe eticamente problematico, potrebbe sottoporre il medico a un'azione legale.
Detto questo, se ritieni che il rifiuto di una correzione sia ingiusto o ti metta in pericolo, invia un reclamo all'OCR specificando la controversia. Possono riesaminare le prove e decidere se la correzione è giustificata.

Una parola da Verywell

Sapere cosa c'è nella cartella clinica può essere tanto importante quanto vedere un dottore in primo luogo. Se hai accesso al tuo EMR, assicurati di rivederlo dopo ogni appuntamento o visita di cura. Ti consente di apportare correzioni quando necessario e partecipare più attivamente se e quando è necessario un trattamento medico.
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