Utilizzo dei controlli grafici per ridurre gli errori di fatturazione

Anche il personale più diligente dell'ufficio medico lo trova impegnativo per garantire che impediscano errori di fatturazione. L'integrazione di un processo di controllo grafico nelle operazioni quotidiane consente di rilevare e correggere questi eventi inevitabili prima che influiscano sulla redditività e ritardare il rimborso delle richieste.
Il ritmo veloce dell'ufficio medico è l'ambiente ideale per questi errori. Il personale dell'ufficio sta facendo il meglio che può per offrire un servizio clienti eccellente. Come con qualsiasi altra cosa, quando i tempi sono caotici, qualcosa scivolerà attraverso le fessure o verrà fatto un errore. Non importa quanto tu esprima l'importanza dell'accuratezza per il personale del tuo ufficio medico, non puoi semplicemente fermarti qui. Il processo di revisione dei grafici potrebbe essere la differenza tra il pagamento da 10 a 14 giorni invece di 45 giorni.

Come eseguire un audit grafico di fatturazione medica

Il modo più semplice per controllare i grafici è creare una checklist. Assicurati di includere informazioni che potrebbero causare smentite o ritardi nei pagamenti. Le inesattezze semplici possono fare una grande differenza.

1. Il nome del paziente è scritto correttamente?
2. La data di nascita e il sesso del paziente sono corretti?
3. È inserito il corretto assicuratore?
4. Il numero di polizza è valido?
5. Il reclamo richiede l'immissione di un numero di gruppo?
6. Lo stato della relazione del paziente con l'assicurato è accurato?
7. Il codice di diagnosi corrisponde alla procedura eseguita?
8. Il codice della procedura corrisponde all'autorizzazione ottenuta?
9. Per le assicurazioni multiple, è l'assicurazione primaria accurata per il coordinamento delle prestazioni?
10. È il numero NPI del medico sul reclamo?

Questa è solo una breve lista di esempi. Ci sono molte cose che potrebbero essere incluse nella tua lista di controllo. Può anche essere più specifico per la specialità della pratica, il tipo di struttura o il tipo di modulo di richiesta utilizzato.

Frequenza degli audit dei grafici di fatturazione medica

La frequenza minima dovrebbe essere annuale, secondo l'American Medical Association. Seleziona un solo giorno da almeno tre mesi fa per la verifica. Estrarre i dettagli dell'account paziente per quel giorno.
Se possibile, rivedere da 5 a 10 cartelle cliniche casuali per medico o cinque o più registrazioni per pagatore (Medicare, Medicaid, assicuratore). Potrebbe essere necessario rivedere più di un giorno, a seconda delle dimensioni della pratica.
Secondo l'American Medical Association, l'audit di fatturazione medica dovrebbe essere eseguito sia dal medico che dallo staff per i migliori risultati.

Esaminare le richieste di rifiuto

Assicurati inoltre di rivedere le smentite. Usalo come strumento per educare i dipendenti. Molto probabilmente non sanno che stanno facendo qualcosa di sbagliato se continuano a vedere le stesse tendenze. Crea un foglio di calcolo dei tuoi motivi di rifiuto più comuni e usalo come guida per creare una checklist.

Condividi i risultati del tuo audit grafico

Una volta completato l'audit del grafico, condividere i risultati con tutti i dipendenti. Tutti i dipendenti possono beneficiare l'uno dell'altro. In questo modo tutti i dipendenti possono evitare di commettere gli stessi errori in futuro. Assicura al tuo staff che l'obiettivo non è puntare le dita e assegnare la colpa, ma riconoscere che si verificano errori. Si noti che possono verificarsi errori a causa delle informazioni fornite dai fornitori e dal personale di prima linea.

Chiedi suggerimenti per miglioramenti

Chiedi suggerimenti dal tuo staff su come evitare di commettere errori. Il personale di front-line può avere suggerimenti su come modificare i moduli di registrazione, acquisire le modifiche nelle informazioni sui pazienti e garantire che i provider forniscano informazioni accurate da utilizzare per la codifica della procedura.