Problemi attuali per i responsabili degli uffici medici

L'ufficio medico sta affrontando costantemente molte sfide. Il compito del manager dell'ufficio medico è identificarli e comprendere i passaggi necessari per attuare strategie di successo.
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Prepararsi al cambiamento

Che sia il benvenuto o no, il cambiamento è inevitabile soprattutto nel settore sanitario. È importante essere preparati ai cambiamenti che potrebbero verificarsi in termini di tecnologia, conformità o al fine di soddisfare le esigenze dei pazienti. Indipendentemente da ciò che cambia il tuo studio medico, l'importanza principale di questi cambiamenti è il modo in cui rispondi ad esso.
I responsabili degli uffici medici devono essere pronti e in grado di identificare le opportunità di cambiamento che miglioreranno l'efficienza e l'efficacia dell'ufficio. È importante rimanere aggiornati sulle tendenze dell'assistenza sanitaria per quanto riguarda la conformità finanziaria e la pianificazione futura.
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Transizione a 5010

Nonostante sia passata la data per tutti i fornitori, gli ospedali e i pagatori per la conversione dagli standard Versione 4010 per le transazioni elettroniche sanitarie alla Versione 5010 per le richieste elettroniche, la transizione è lungi dall'essere conclusa. Strutture in tutto il paese stanno vivendo molte sfide nel tornare alle "norme" della fatturazione e della codifica. Ottenere richieste di risarcimento pulite richiederà del tempo perché è semplice - nessuno di noi sapeva esattamente cosa stavamo affrontando.
Il passo più importante che puoi fare è identificare ogni problema mentre si presenta. Sia che tu abbia il tuo dipartimento IT o che tu debba contattare il fornitore del software di fatturazione, sii pronto con esempi di ciò che i tuoi emittenti di fatture stanno vivendo per sistemare le cose. Sfortunatamente, non esiste una soluzione rapida, ma stare al di sopra di questi "bug" ti servirà bene a lungo termine.
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Protezione della privacy del paziente

Tutti gli operatori sanitari hanno la responsabilità di mantenere il personale addestrato e informato in merito alla conformità HIPAA. Se la divulgazione intenzionale o accidentale e non autorizzata di PHI è considerata una violazione di HIPAA. Ecco 5 consigli per evitare di violare HIPAA:

1. Gli operatori sanitari dovrebbero fare molta attenzione ad astenersi dal divulgare informazioni attraverso una conversazione di routine. Questo può essere fatto facilmente citando a un terzo qualcosa di apparentemente insignificante come dire che John Smith ha avuto una visita in ufficio oggi.
2. Discutere delle informazioni sui pazienti nelle aree di attesa, nei corridoi o negli ascensori dovrebbe essere rigorosamente vietato. Le informazioni sensibili possono essere ascoltate dai visitatori o da altri pazienti. Assicurati inoltre di tenere i registri dei pazienti fuori dalle aree accessibili al pubblico.
3. PHI non dovrebbe mai essere smaltito nel cestino. Qualsiasi documento gettato nella spazzatura è aperto al pubblico e quindi una violazione delle informazioni. Utilizzare un servizio esterno specializzato nel corretto smaltimento di PHI.
4. Il pettegolezzo è particolarmente difficile da controllare. Ecco perché è importante che l'accesso alle informazioni sia strettamente limitato ai dipendenti il ​​cui lavoro richiede tali informazioni. Questo tipo di violazione può essere particolarmente dannoso per la reputazione della tua organizzazione, specialmente nelle piccole comunità in cui "tutti conoscono tutti".
5. La vendita di liste di pazienti o la divulgazione di PHI a terzi per scopi di marketing è severamente vietata senza previa autorizzazione da parte del paziente. Ricordare che la divulgazione delle informazioni sui pazienti deve essere accessibile solo allo scopo di fornire cure di qualità.

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Controllo delle infezioni

Prevenire la diffusione di malattie infettive è l'obiettivo principale del controllo delle infezioni nell'ufficio medico. Come tutti sappiamo, il lavaggio delle mani corretto è il modo più efficace per prevenire la diffusione di infezioni, tuttavia, il lavaggio a mano da solo non può fare il lavoro. I pazienti e il personale possono aiutare:

• Rimanere aggiornato sulle vaccinazioni incluso il vaccino antinfluenzale
• Usando un'igiene adeguata quando si tossisce e si starnutisce
• Seguire le linee guida corrette quando si maneggia il sangue e altri fluidi corporei
• Indossare dispositivi di protezione individuale (DPI) appropriati, se necessario

Il passo più importante che l'ufficio medico può intraprendere per prevenire la diffusione di malattie infettive è l'aggiunta di prodotti touchless o a mani libere che promuovono la sicurezza del paziente e garantiscono la protezione di pazienti e personale.
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Dichiarazioni eccezionali

Indipendentemente dal fatto che le tue richieste mediche siano fatturate elettronicamente o cartacee per posta, è imperativo che lo staff del tuo ufficio medico che segue i corrieri assicurativi ottenga lo status di reclamo. Una volta che il conto è stato ricevuto dalla compagnia di assicurazione, non devi essere alla loro mercé per essere pagato in modo tempestivo.
A seconda del metodo di fatturazione, dovresti ricevere un pagamento in soli 15 giorni. Se i pagamenti dell'assicurazione prevedono una media di un tempo di risposta superiore a 30 giorni dal momento in cui le fatture vengono inviate fino a quando non si riceve il pagamento, l'ufficio deve sviluppare un processo per il follow-up delle richieste. Monitorare lo stato delle tue richieste può sicuramente migliorare i tuoi giorni di contabilità clienti.
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Controllo interno

I controlli interni sono definiti come un processo volto a scoraggiare le frodi, salvaguardare le risorse aziendali e garantire la conformità a leggi e regolamenti. I controlli interni sono efficaci solo se rispondono alle esigenze specifiche dell'ufficio medico, implementati, monitorati e misurati per assicurare che funzionino come previsto.
L'ufficio medico deve adottare un approccio proattivo per prevenire e rilevare la cattiva condotta dei dipendenti adottando una politica in materia di controlli interni. La prevenzione e la rilevazione svolgono un ruolo molto importante in qualsiasi processo di controllo interno riducendo al minimo un certo livello di rischio.