5 Funzioni importanti della reception

La reception di un ufficio medico può essere un posto molto frequentato. Il personale della reception è essenziale per il buon funzionamento dell'ufficio medico. Il personale della reception di solito è composto da receptionist e / o assistenti medici e, a seconda delle dimensioni dell'ufficio medico, una persona può essere entrambe le cose. Doveri clinici a parte, la reception è responsabile di cinque doveri amministrativi:

1. Salutare i pazienti
2. Risposta e gestione del telefono
3. Programmazione degli appuntamenti
4. Comunicazione interoffice
5. Corrispondenza esterna

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Saluto ai pazienti

Salutare i pazienti non riguarda solo quello che dici, ma anche il modo in cui interagisci con i pazienti. La reception è responsabile per far sentire i pazienti benvenuti.  
La reception è la prima impressione che un paziente riceve quando chiama o visita la pratica medica. È importante che la reception offra un servizio clienti eccezionale ed essere una rappresentazione positiva della pratica medica.
Ecco altri modi per salutare i pazienti:

• Risponde al telefono mantenendo un modo educato e coerente usando l'etichetta telefonica corretta
• Mantiene l'area della reception pulita e organizzata
• Registra nuovi pazienti e aggiorna i dati demografici dei pazienti esistenti raccogliendo informazioni dettagliate sui pazienti, comprese informazioni personali e finanziarie
• Facilita il flusso dei pazienti notificando il fornitore dell'arrivo dei pazienti, consapevole dei ritardi e comunicando con i pazienti e il personale clinico
• Risponde ai pazienti, ai potenziali pazienti e alle richieste dei visitatori in modo cortese

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Gestisce il telefono

Rispondendo al telefono in modo educato e coerente è una parte del saluto ai pazienti, non è l'unico dovere delle responsabilità telefoniche della reception. La reception ha la responsabilità di ricevere tutte le chiamate in entrata e anche effettuare chiamate in uscita quando necessario.

• Chiamate in arrivo: le chiamate in arrivo sono composte da chiamate di pazienti, operatori di telemarketing, rappresentanti farmaceutici, altri medici e altro ancora. La reception deve utilizzare l'etichetta telefonica appropriata quando gestisce i telefoni utilizzando queste capacità di comunicazione: essere un ascoltatore attivo, avere buone maniere telefoniche, fare videochiamate, usare tatto, fare domande e mantenere la riservatezza.
• Chiamate in uscita: a volte la reception potrebbe dover effettuare chiamate in uscita per discutere un appuntamento con il paziente, effettuare appuntamenti o rinvii esterni o ordinare forniture. In qualità di rappresentante dell'ufficio medico, è altrettanto importante utilizzare l'etichetta telefonica corretta.

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Pianificazione degli appuntamenti

È necessaria una programmazione efficace per un'esperienza paziente eccellente e un flusso regolare del paziente. La maggior parte degli uffici medici utilizza un software di pianificazione che semplifica e semplifica la pianificazione degli appuntamenti. Tuttavia, la reception deve essere in grado di compilare cancellazioni o no-show e diventare efficiente nel comunicare i cambiamenti del programma a pazienti e medici.
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Comunicazione Interoffice

La reception dell'ufficio medico è come un centro di comunicazione. La maggior parte delle comunicazioni interoffice passa attraverso la reception soprattutto quando coinvolge qualsiasi attività amministrativa relativa al paziente.
Per comunicare in modo più efficace, informazioni chiare e concise sono fondamentali. Che si tratti di un promemoria, una comunicazione scritta, un'e-mail di un ufficio interno, un'interazione one to one o un'impostazione di gruppo, è importante attenersi all'argomento in questione e non allontanarsi.
Alcune delle competenze di base necessarie per una comunicazione interoffice efficace includono:

• Etichetta telefonica
• Assistenza clienti
• Parola base e programmi Excel
• Gestione del tempo
• Capacità organizzative

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Comunicazione esterna

La comunicazione esterna coinvolge potenzialmente la comunicazione con i venditori, altre pratiche del medico, compagnie assicurative e altre attività commerciali. Questo potrebbe richiedere telefonate in uscita, digitare lettere professionali, fax e lettere postali.  
Conoscenza delle procedure d'ufficio solitamente ottenute da un certificato o da un diploma associato in un programma aziendale comprendente procedure e procedure amministrative, elaborazione dei sinistri, preparazione delle cartelle cliniche e competenze informatiche di base. Le competenze basilari di assistente amministrativo e la capacità di gestire adeguatamente le apparecchiature da ufficio sono importanti per il successo del front office.