5 componenti per controlli interni efficaci

I controlli interni sono definiti come un processo volto a scoraggiare le frodi, salvaguardare le risorse aziendali e garantire la conformità a leggi e regolamenti. I controlli interni sono efficaci solo se sono determinati dalle esigenze specifiche dell'ufficio medico, implementati, monitorati e misurati per assicurarsi che funzionino come previsto. 
L'ufficio medico deve adottare un approccio proattivo per prevenire e rilevare la cattiva condotta dei dipendenti adottando una politica in materia di controlli interni. La prevenzione e la rilevazione svolgono un ruolo molto importante in qualsiasi processo di controllo interno riducendo al minimo un certo livello di rischio.
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Pratiche di assunzione

Assumere il miglior personale di ufficio medico è un modo efficace per rafforzare un processo di controlli interni. Assumere personale competente, degno di fiducia e affidabile da parte dei candidati che si occupano di prescreening è solo un buon senso degli affari. Controlli in background e controlli di riferimento sono semplici modi per eliminare le mele cattive e scoraggiare determinate persone dal fare domanda per il lavoro. 
Sebbene i precedenti datori di lavoro non siano autorizzati a fornire informazioni diverse dallo stato di impiego e dall'idoneità al rehire, è possibile richiedere ai richiedenti di fornire informazioni di contatto ai supervisori o colleghi precedenti per ottenere informazioni più dettagliate. Gli assegni di background, compresi i controlli del credito, forniscono anche dettagli sulla storia personale del richiedente.
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Separazione dei doveri

La separazione dei compiti impedisce a un dipendente di avere la responsabilità di più transazioni che comportano la gestione delle finanze. Ogni volta che un dipendente deve gestire denaro, dovrebbe esserci una persona che autorizza determinate transazioni, un'altra persona responsabile dell'elaborazione e un'altra per la riconciliazione e la registrazione. Ciò garantisce che nessuna persona possa svolgere alcuna attività che non viene rilevata o esaminata da un'altra persona.
La separazione delle funzioni rende difficile la perdita di qualsiasi somma di denaro, sia che si tratti del livello di front desk o del livello amministrativo dell'ufficio medico. Quando i dipendenti sanno che ogni processo è tracciato e monitorato, incoraggia l'accuratezza e l'onestà nello svolgimento delle attività.
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Documentazione

Ogni transazione finanziaria dovrebbe avere una traccia cartacea. La documentazione non è solo la pratica di scrivere o documentare le azioni, ma anche di conservare copie di tutti i documenti finanziari come fatture e rimesse di pagamento. I dipendenti devono essere consapevoli di non eseguire mai una transazione in base a una richiesta verbale.
La documentazione valida include i moduli ufficiali dell'ufficio medico, la carta intestata o le fatture e deve essere autorizzata mediante firma, se necessario. Gli assegni devono sempre avere una fattura, così come i rimborsi, i trasferimenti di denaro o le registrazioni di pagamento. I contanti dovrebbero essere accettati, mai consegnati a meno di restituire il cambio del paziente. Anche la riconciliazione della cassa deve essere documentata all'inizio e alla fine di ogni turno. 
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Misure di sicurezza fisiche ed elettroniche

L'uso di casseforti, sistemi di allarme, telecamere e serrature può aiutare l'ufficio medico a salvaguardare dati, inventario, beni e denaro.  
1. Conservare tutte le cassette di sicurezza, gli assegni e i libri di ricevuta bloccati in una cassaforte con accesso limitato da parte del personale dell'ufficio medico. Le combinazioni dovrebbero essere cambiate regolarmente.
2. Avere sistemi di allarme in vigore per dopo ore e giorni non operativi.
3. Le videocamere possono essere collocate in ogni entrata e uscita, la reception e mirate alla cassaforte.
4. Tenere le porte della stanza di rifornimento e / o dell'armadietto della farmacia bloccate in qualsiasi momento e consentire l'accesso a determinate aree solo se necessario.  
Le protezioni elettroniche includono l'uso di password e la limitazione dell'accesso solo al personale autorizzato.
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Operazioni di monitoraggio

Qualsiasi processo di controllo interno sarebbe incompleto senza un modo per monitorare le operazioni. Il monitoraggio dei controlli interni comporta la revisione delle operazioni quotidiane per garantire che i processi funzionino correttamente.  
1. Riconciliazione in contanti
2. Verifica del conto o del grafico
3. Verifica confrontando i report
4. Controlli di inventario regolari
Tenere sotto controllo tutti i processi è essenziale, ma prima di tutto un responsabile di un ufficio medico deve:
1. Stabilire regole e obiettivi
2. Comunicali a tutto il personale
3. Fornire feedback su base regolare